Wyzwanie
Pilotażowe wdrożenie systemu kontroli dostępu i rejestracji czasu pracy ACCARD+ w Zakładach GlaxoSmithKline w Poznaniu i Warszawie zostało zrealizowane w 1998r. Podstawowym założeniem projektu było usprawnienie procesu rejestracji czasu pracy i kontroli dostępu i zachowanie bezpieczeństwa danych przechowywanych w systemie SAP HR. Istotnym wymaganiem, stawianym dostawcy była ścisła integracja systemów rejestracji czasu pracy i kontroli dostępu a także otwartość rozwiązania na dalsze modyfikacje.
Opis wdrożenia
Decyzja o zakupie rozwiązania zbiegła się w czasie z implementacją SAP HR. Kierownictwo firmy, wdrażające system zarządzający danymi o tak poufnym charakterze, chciało maksymalnie ograniczyć dostęp do jego zasobów. Najlepszym rozwiązaniem problemu było równoczesne wdrożenie zewnętrznego programu, który realizuje podstawowe funkcje kadrowe. Od nowego systemu RCP oczekiwano przede wszystkim, że zmniejszy liczbę reklamacji listy płac spowodowanych złym oszacowaniem dodatków za nadgodziny, oddzieli uprawnienia do wprowadzania danych od ich przetwarzania, umożliwi szybkie udostępnianie pracownikom informacji o urlopach i absencjach. „Wybierając system ACCARD+ skorzystaliśmy z doświadczeń Petrochemii Płockiej, która także opierała się na SAP i kupiła to samo rozwiązanie RCP.” – wyjaśnia kierownik projektu Tomasz Doroszewski.
Dzięki modyfikacji procedur system umożliwiał pracę w trybie online. Całą odpowiedzialność za wprowadzanie danych o obecności, absencji i innych zdarzeniach czasu pracy, przerzucono na bezpośrednich kierowników. „Zależało nam, żeby rejestracja czasu pracy odbywała się możliwie jak najbliżej pracowników. To kierownik odpowiada za wprowadzenie danych i ich weryfikację – gdy coś się nie zgadza, pracownik nie musi iść do działu kadr, ale uzgadnia rozbieżności ze swoim bezpośrednim przełożonym” – twierdzi Ryszard Sokołowski, kierownik działu wynagrodzeń w pionie personalnym poznańskiego przedsiębiorstwa.
Wymiana między systemem ACCARD+ a systemem SAP odbywa się za pośrednictwem plików tekstowych. Początkowo odbywała się za pośrednictwem zasobów współdzielonego trzeciego serwera. Taka architektura wynikała z ograniczeń serwera plików opartego na Windows NT i przyjętej strategii izolacji serwerów SAP R/3 od innych komputerów. Wymagało to niezawodności trzech systemów: SAP R/3, ACCARDA i serwera pośredniczącego. Ostatecznie rozwiązanie to zastąpiono bezpośrednim i bardziej niezawodnym interfejsem między SAP R/3 (HP UX) a serwerem ACCARD (Windows NT) przy wykorzystaniu prostych narzędzi gwarantujących izolację systemu R/3.
Korzyści z wdrożenia systemu
- możliwość pełnego odwzorowania i zarządzania wielopoziomową strukturą organizacyjną i funkcyjną firmy
- bieżący dostęp do precyzyjnych danych umożliwia monitorowanie czasu pracy
- podniesienie efektywności w zarządzaniu czasem pracy
- minimalizacja ryzyka opóźnień i nieprawidłowości w naliczaniu wynagrodzeń
- przeniesienie części zadań bezpośrednio na pracowników i ich przełożonych
- zmniejszenie redundancji danych dzięki integracji z systemem SAP HR
- szybki dostęp do zagregowanych danych w wielu funkcjonalnych przekrojach
- walidacja wprowadzanych danych zgodnie z obowiązującymi przepisami KP w oparciu o mechanizmy kontrolne
- informujące operatora o próbach przekroczenia lub niedopełnienia norm czasu pracy
